Política de Privacidad de KleverTax
Esta Política describe cómo TAXAI SOFTWARE SAS ("KleverTax") recopila, utiliza, comparte, protege y conserva los datos personales de los usuarios de su plataforma, en cumplimiento de la Ley N.º 18.331 de Protección de Datos Personales, su Decreto Reglamentario N.º 414/009, los artículos 37 a 40 de la Ley N.º 19.670 y el Decreto N.º 64/020.
Debe leerse junto con los Términos y Condiciones, de los que forma parte.
TAXAI SOFTWARE SAS, RUT 220911610011, con domicilio en Racine, Carlos 3090, Montevideo, Uruguay, es el responsable del tratamiento de los datos personales descritos en esta Política. La base de datos se encuentra inscripta en el Registro de Bases de Datos Personales de la Unidad Reguladora y de Control de Datos Personales, conforme al artículo 29 de la Ley N.º 18.331.
Para cualquier consulta o para ejercer sus derechos: soporte@klevertax.com.
Datos de identificación y contacto. Nombre, cédula de identidad, correo electrónico, teléfono y domicilio.
Datos fiscales y tributarios. RUT, régimen tributario, actividad económica declarada ante DGI, giro, exoneraciones aplicables, categoría de BPS, obligaciones ante FONASA, constancias y certificados registrales, y el estado de las obligaciones del Usuario ante DGI y BPS.
Datos económicos y de facturación. Ingresos, montos facturados, gastos deducibles, y el contenido íntegro de los comprobantes fiscales emitidos por el Usuario: número, fecha, importes, conceptos, IVA y exoneraciones.
Comprobantes recibidos y datos de los proveedores del Usuario. Para determinar correctamente el IVA deducible, KleverTax obtiene de DGI los comprobantes que terceros emiten a nombre del Usuario. Esos comprobantes incluyen el nombre y el RUT del proveedor emisor.
Datos de los clientes del Usuario. Nombre o razón social, documento, domicilio y correo de las personas o empresas a las que el Usuario factura, en la medida necesaria para emitir el comprobante. Ver la sección 11.
Credenciales y secretos. La credencial de e-Factura generada por KleverTax y el certificado digital de firma electrónica del Usuario junto con su clave. Ver la sección 4.
Comunicaciones. El contenido de las conversaciones que el Usuario mantiene con KleverTax por WhatsApp, correo electrónico o los demás canales de atención, incluidos los archivos que envía y los mensajes de voz y sus transcripciones.
Datos de la suscripción. Plan contratado, historial de pagos, medio de pago elegido y datos de facturación. KleverTax no almacena números completos de tarjeta: esos datos son capturados y custodiados directamente por la pasarela de pagos.
Datos de uso y técnicos. Dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, identificadores de dispositivo, páginas visitadas, acciones realizadas dentro de la plataforma y grabaciones de sesión conforme a la sección 13.
| Finalidad | Base legal |
|---|---|
| Prestar el Servicio contratado: emitir comprobantes, liquidar impuestos, gestionar trámites ante DGI y BPS, abrir empresas | Ejecución del contrato |
| Atender consultas y brindar soporte por los canales habilitados | Ejecución del contrato |
| Verificar mensualmente que la situación tributaria del Usuario se mantiene sin cambios | Ejecución del contrato |
| Cobrar la suscripción y gestionar la facturación | Ejecución del contrato |
| Mantener la seguridad de la plataforma, prevenir fraudes y detectar usos indebidos | Interés legítimo |
| Mejorar el funcionamiento técnico del Servicio y la precisión de los cálculos | Interés legítimo |
| Enviar notificaciones operativas: vencimientos, recordatorios de pago, alertas de obligaciones | Ejecución del contrato |
| Enviar comunicaciones comerciales sobre productos y funcionalidades | Consentimiento, revocable en cualquier momento |
| Medir la efectividad de las campañas publicitarias que originan registros y contrataciones | Consentimiento, prestado al aceptar las cookies y tecnologías de la sección 13 |
| Conservar la documentación fiscal por los plazos legales | Obligación legal |
KleverTax no vende datos personales, no los cede a terceros con fines comerciales propios de esos terceros, ni elabora perfiles de crédito o solvencia.
KleverTax reduce al mínimo las credenciales que almacena.
No almacenamos las contraseñas de DGI ni de BPS del Usuario. El acceso a esos portales se realiza mediante los esquemas oficiales de delegación de roles de cada organismo, con la identidad institucional de KleverTax y no con la del Usuario. El Usuario puede revocar esa delegación en cualquier momento sin intervención de KleverTax.
La credencial de e-Factura la genera KleverTax, no la aporta el Usuario. Es única por empresa, se crea aleatoriamente y se almacena cifrada.
El certificado digital de firma electrónica del Usuario y su clave se almacenan cifrados y se utilizan exclusivamente para firmar los comprobantes que el Usuario emite y para autenticarse ante los servicios de DGI que lo requieren.
La contraseña de gub.uy / ID Uruguay del titular se solicita únicamente cuando se contrata la apertura de empresa, por ser necesaria para realizar en su nombre los trámites de inscripción ante los organismos. Se almacena cifrada, ningún proceso automatizado la utiliza, y solo accede a ella el personal de KleverTax que ejecuta el trámite, de forma nominativa y registrada en el log de auditoría. Se elimina al completarse la apertura. El titular puede además cambiar su contraseña en cualquier momento, dejando sin efecto la que obre en poder de KleverTax.
Cómo se protegen. Las credenciales se cifran con AES-256-GCM antes de almacenarse. La clave de cifrado se custodia en un servicio de gestión de secretos, separada de la base de datos. Cada acceso del personal a una credencial descifrada es nominativo y queda registrado en un log de auditoría con usuario, motivo y fecha.
Cuándo se eliminan. Al terminar la relación, KleverTax da de baja los roles delegados ante DGI y BPS y elimina las credenciales almacenadas dentro de los 30 días. KleverTax revisa además periódicamente los roles vigentes para dar de baja los que ya no corresponden.
KleverTax aplica medidas técnicas y organizativas proporcionales al nivel de riesgo de la información que trata:
KleverTax utiliza modelos de inteligencia artificial para atender las consultas que el Usuario le dirige a las cuentas oficiales de KleverTax —WhatsApp, correo electrónico y los demás canales de atención—: para responderlas, transcribir los mensajes de voz y leer los documentos que el Usuario adjunta. Solo se tratan las conversaciones mantenidas con KleverTax, no las que el Usuario mantiene con terceros. A ese efecto, el modelo trata el contenido de esa conversación y los datos de la cuenta del propio Usuario necesarios para responderla, y no puede acceder a los datos de otro Usuario.
La inteligencia artificial no liquida impuestos ni adopta decisiones con efectos fiscales. Toda liquidación es aprobada por un contador público antes de ponerse a disposición del Usuario.
Los datos del Usuario no se utilizan para entrenar modelos de inteligencia artificial, ni propios de KleverTax ni de sus proveedores, que actúan como encargados del tratamiento y procesan los datos únicamente para devolver el resultado solicitado. Para controlar la calidad de la atención, KleverTax puede revisar internamente conversaciones mantenidas con sus cuentas oficiales, suprimiendo previamente los datos que identifican al Usuario, a su empresa y a sus clientes.
El Usuario puede solicitar en cualquier momento la intervención de una persona del equipo y, conforme al artículo 16 de la Ley N.º 18.331, pedir información sobre los criterios aplicados e impugnar cualquier valoración basada únicamente en un tratamiento automatizado.
KleverTax no vende, cede ni comparte los datos del Usuario con terceros para que los utilicen con fines propios. Para operar el Servicio se apoya en proveedores de tecnología que acceden a los datos únicamente para prestarle ese servicio a KleverTax, bajo sus instrucciones y con obligación de confidencialidad: son encargados del tratamiento en los términos de la Ley N.º 18.331, y el responsable de los datos sigue siendo KleverTax.
Las categorías de proveedores son: infraestructura en la nube; facturación electrónica; pasarela de pagos; plataforma de mensajería; modelos de lenguaje y de voz; medición de uso y de campañas; y herramientas internas de trabajo del equipo. KleverTax informa la identidad de cualquiera de ellos a quien lo solicite en soporte@klevertax.com, y comunica sus cambios conforme a la sección 15.
Organismos estatales. A DGI y a BPS KleverTax les transmite la información fiscal necesaria para cumplir las obligaciones tributarias del Usuario y realizar los trámites del mandato conferido, en calidad de destinatarios legales.
Fuera de lo anterior, KleverTax solo comunica datos personales ante requerimiento de autoridad competente o mandato legal expreso.
La infraestructura de KleverTax está alojada en Estados Unidos. Los proveedores de la sección 7 también procesan datos fuera de la República Oriental del Uruguay, principalmente en Estados Unidos.
Estados Unidos no ha sido declarado país con nivel adecuado de protección por la Unidad Reguladora y de Control de Datos Personales. La transferencia se ampara en:
Todos los proveedores están sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad, y cumplen estándares internacionales reconocidos.
Documentación fiscal y contable. La normativa tributaria uruguaya obliga a conservar la documentación fiscal y los comprobantes electrónicos, junto con los datos de identificación necesarios para atribuirlos a su titular, por un plazo que puede extenderse hasta 10 años. KleverTax no puede eliminar esa documentación antes de ese plazo, aunque el Usuario lo solicite, porque su conservación responde a una obligación legal. Se conserva con acceso restringido y con la única finalidad de atender inspecciones, requerimientos judiciales u obligaciones de conservación.
Datos personales no alcanzados por esa obligación —datos de contacto, conversaciones de los canales de atención, mensajes de voz y sus transcripciones, datos de uso y navegación— se conservan mientras la cuenta esté activa y se eliminan dentro de los 30 días de solicitada su supresión o del cierre de la cuenta.
Credenciales y roles delegados se eliminan y se dan de baja dentro de los 30 días de terminada la relación (sección 4).
Al recibir una solicitud de supresión, KleverTax informa al Usuario qué datos se eliminarán, cuáles deben conservarse y por cuánto tiempo.
Conforme a la Ley N.º 18.331, el Usuario puede en cualquier momento:
Para ejercerlos, basta escribir a soporte@klevertax.com indicando el derecho que se desea ejercer, acompañando identificación suficiente.
Plazos. KleverTax responde las solicitudes de acceso dentro de los 5 días hábiles (artículo 14) y ejecuta las de rectificación, actualización, inclusión o supresión dentro de los 5 días hábiles de recibidas (artículo 15).
Cuando el Usuario carga datos de sus clientes para emitir comprobantes, y cuando KleverTax obtiene de DGI los comprobantes emitidos por sus proveedores, KleverTax actúa como encargada del tratamiento, procesando esos datos por cuenta y bajo instrucciones del Usuario, que es el responsable frente a ellos.
El Usuario declara y garantiza que cuenta con legitimación suficiente para tratar esos datos conforme a la Ley N.º 18.331 y que ha informado a los titulares del uso de KleverTax como herramienta de facturación, y mantendrá indemne a KleverTax frente a reclamos derivados del incumplimiento de esta obligación.
Cuando un contador o estudio contable gestiona empresas clientes desde el panel de KleverTax:
En la aplicación (app.klevertax.com) KleverTax utiliza:
En el sitio público (www.klevertax.com) KleverTax utiliza:
Las cookies no esenciales y las tecnologías de medición se activan únicamente con el consentimiento del visitante, que puede otorgarse, rechazarse o revocarse desde el panel de preferencias del sitio, y también gestionarse desde la configuración del navegador.
El Servicio está dirigido a personas mayores de 18 años. KleverTax no recopila intencionalmente datos de menores. Si toma conocimiento de haberlo hecho, los elimina.
KleverTax podrá actualizar esta Política. Los cambios se publicarán en el sitio con indicación de su fecha de vigencia y se notificarán por correo electrónico a la dirección registrada con al menos 30 días de anticipación cuando modifiquen las finalidades del tratamiento, las categorías de datos tratados o los destinatarios.
Si el Usuario no acepta los cambios, puede solicitar la supresión de sus datos conforme a la sección 9 y rescindir el contrato.
Para consultas, ejercicio de derechos o reclamos: soporte@klevertax.com.
El Usuario puede además presentar un reclamo ante la Unidad Reguladora y de Control de Datos Personales (URCDP), autoridad de control en Uruguay:
Versión 2.0 — vigente desde [fecha de publicación] y hasta su reemplazo por una versión posterior.
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